Procedura zewnętrzna Rady Miejskiej

 

Na podstawie art. 33 oraz art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) Rada Miejska w Augustowie uchwala, co następuje:

§ 1.

1. Ustala się procedurę przyjmowania przez Radę Miejską w Augustowie, zwaną dalej „Radą” zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

2. Sygnalista jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), dalej zwaną jako ustawa o ochronie sygnalistów.

§ 2.

1. Zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa można dokonać Radzie poprzez elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem kanal-zewnetrzny-augustow.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online.

2. Formularz online, o którym mowa w ust. 1, obsługiwany jest tylko przez osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń.

§ 3.

1. Zgłoszenie zewnętrzne zawiera:

1) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą,

2) dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie,

3) kategorię naruszenia prawa,

4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,

5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia,

6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.

2. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.

§ 4.

1. Rada powołuje, spośród pracowników Urzędu Miejskiego w Augustowie, Zespół do spraw zgłoszeń zewnętrznych, zwany dalej Zespołem w składzie:

1) Sylwia Zajkowska – Sekretarz Miasta – Przewodniczący Zespołu,

2) Anna Stankiewicz – Inspektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego – Zastępca Przewodniczącego Zespołu,

3) Marta Kałęka – Radca prawny – Członek Zespołu,

4) Anna Rogalewska – Inspektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego – Członek Zespołu.

2. Rada upoważnia członków Zespołu, o którym mowa w ust. 1 do działania w jej imieniu w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z Sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, przekazania zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań naprawczych oraz przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej.

3. Przewodniczący Zespołu, a pod jego nieobecność Zastępca Przewodniczącego Zespołu, zwołuje posiedzenia Zespołu i kieruje jego pracami.

4. Przed przystąpieniem do pracy w Zespole, osoby wchodzące w jego skład składają oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy, stanowiące załącznik nr 1 do uchwały. Oświadczenie przechowywane jest w aktach osobowych.

5. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy członka Zespołu lub jego osoby najbliższej w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.), członek ten jest automatycznie wyłączany z prac Zespołu.

§ 5.

1. Zespół przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie o jego przyjęciu, chyba, że sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.

2. Zespół ocenia wstępnie zgłoszenie pod kątem formalnym, sprawdzając czy zostało złożone przez sygnalistę i czy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz tego, czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady.

3. Jeśli Zespół stwierdzi, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując Sygnalistę o odstąpieniu, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

4. Jeżeli Zespół ustali, że zgłoszone naruszenie prawa nie należy do dziedziny pozostającej w zakresie kompetencji Rady, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie zewnętrzne temu organowi, informując o tym Sygnalistę.

5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady, Zespół wszczyna postępowanie wyjaśniające, a gdy zajdzie potrzeba uzyskania dodatkowych danych, o ile to możliwe kontaktuje się z Sygnalistą, w celu uzupełnienia zgłoszenia.

6. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Rada może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostce organizacyjnej Gminy Miasta Augustów lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

7. Rada może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Rada informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

§ 6.

1. Zespół rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne, podejmuje działania następcze oraz przekazuje Sygnaliście informację zwrotną bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach Zespół przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

3. Zespół informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

4. Zespół rozpatruje zgłoszenia z zachowaniem bezstronności i poufności, w szczególności w zakresie możliwości ustalenia tożsamości Sygnalisty oraz podlega pod regulacje prawne dotyczące przetwarzania danych osobowych.

5. Zespół dokonuje sprawdzenia zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia, z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności.

6. Zespół ma prawo wglądu w akta spraw, danych zawartych w programach, kopiach zapasowych plików oraz zapoznania się z nagraniami i innymi danymi związanymi ze zgłoszonym naruszeniem, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

7. W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność Zespół może wezwać na posiedzenie świadków, którzy mogą mieć związek lub wiedzę w zakresie zgłoszenia lub Sygnalistę, w celu złożenia dodatkowych wyjaśnień.

8. Jeżeli weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wymaga wiadomości specjalnych, Zespół może zasięgnąć opinii osób lub podmiotu zewnętrznego.

§ 7.

1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Zespół kończy się przyjęciem raportu podsumowującego zawierającego ustalenia w zakresie stanu faktycznego sprawy, ustalenie, czy zarzut postawiony w zgłoszeniu jest zasadny oraz rekomendowane działania następcze, a w szczególności rekomendacje o celowości przekazania informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym do instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki.

2. Decyzje Zespołu zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.

3. Wyjaśnienia składane przez Sygnalistę, świadków i inne osoby, utrwalane są w formie protokołu i stanowią załącznik do raportu.

§ 8.

Raport, o którym mowa w § 7 ust. 1 Zespół przekazuje Przewodniczącemu Rady w terminie 5 dni roboczych od dnia jego przyjęcia.

§ 9.

1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest w postaci elektronicznej.

2. Zespół sporządza i przekazuje Radzie, do końca lutego każdego roku, sprawozdanie za rok poprzedni zawierające dane statystyczne, o których mowa w art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

3. Rada przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

§ 10.

Zespół nie rzadziej niż raz na trzy lata dokonuje przeglądu przepisów niniejszej procedury, przedstawiając jej wyniki Radzie oraz propozycje dostosowania procedury do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia własnego lub innych organów publicznych.

§ 11.

Upoważnia się Burmistrza Miasta Augustowa do zamieszczenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Augustowie w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji informacji, o których mowa w art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 12.

Wykonanie uchwały powierza się Zespołowi do spraw zgłoszeń zewnętrznych.

§ 13.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.